جزوه تایپ شده اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری
سعید احمدی دانشگاه پیام نور سمیرا ملایی کاردانی کارشناسی ارشد رشته حقوق دانشگاه علمی کاربردی جزوه اصول گزارش نویسی
: « » « » :
:
« » « » :
؟
ً ؛ :
) ً ؟
( ً ً ً ً :
» : ؟ «
) ؛ ً ؛ 
« » : :
:
) ) ( )
) : ً ” ” ” ” ) ) ) ) ) ) ) :
) : ) : ؟ ) : :
– ؟
– تولید چقدر است ؟
– میزان غیبت در واحدهای دیگر سازمان چقدر است؟
– تا چه اندازه میزان غیبت در واحد تولید، با میزان غیبت در واحدهای دیگر یا در صنعت مشابه قابل مقایسه است؟
– آیا علت غیبت چیزی است که تحت کنترل نهاد است؟
– اگر بتوان علت غیبت را کنترل کرد بهترین روش تقلیل آن کدام است؟
این گونه سؤالات و سؤالات مشابه به گزارشگر جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری می کند که مسأله را به نحو بهتری تعریف کرده و مشخصات لازم را در آن بگنجاند. همین تعریف دقیق مسأله است که بعداً به صورت موضوع و مقدمه گزارش متجلی می شود .
2) طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش)
طرح مقدماتی تحقیق شامل چهار موضوع است:
• تعیین هدف تحقیق- حدود تحقیق
• معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق
• طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
• گزارشخواه کیست و دانستن نظر او نسبت به مسأله مورد بحث
موضوع تعیین هدف تحقیق ( گزارش)
الف) اطلاع: صرف بیان حقایق و یا توصیف رویدادها ب) اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل
ج) اطلاع همراه با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل
موضوع معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( گزارش )
معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری)، با توجه به ویژگی های روش ای جمع آوری اطلاعات که شامل مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمایش، مراجعه به کتابخانه، اسناد و مدارک است و با در نظر گرفتن مطالب زیر صورت می گیرد:
الف) ماهیت تحقیق ( گزارش) ب) هزینه تحقیق ( گزارش) ج ) فواید ممکن
د) حدود زمان و دقت لازم برای تحقیق ( گزارش) و) تنظیم یک فرضیه در ارتباط با موضوع تحقیق ( گزارش)
مکاتبات اداری
موضوع طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
– آیا وقت کافی برای انجام تحقیق ( گزارش ) داریم؟
– آیا امکان مالی فراهم است؟
– آیا منابع لازم مانند افراد، مواد و تسهیلات در دسترس است؟
– آیا در انجام تحقیق ( گزارش ) همکاری دیگری لازم است؟
– آیا در تحقیق ( گزارش ) مورد نظر به دانش تخصصی که تحقیق کننده ( گزارشگر ) ندارد، مورد نیاز است؟
– آیا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقی صورت برداری و ملحوظ شده است؟
موضوع نظر گزارشخواه
مقصود دیدن مسأله از دیدگاه و از زاویه دید گزارشخواه است. بررسی امکانات و نگرش ها به مسأله و در میان گذاشتن این مسائل با گزارشخواه .
3) انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش)
اکنون که با توجه به روش های جمع آوری اطلاعات با معیارهای انتخاب آشنا شده ایم می توانیم عملاعملاً یک روش را برگزینیم مثلاً روش مصاحبه، یا پرسشنامه و یا مخلوطی از دو روش را .
4) جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
قبلا با روش های جمع آوری اطلاعات سروکار جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری اکنون عملاً به جمع آ وری اطلاعات بر اساس روش انتخاب شدًًه می پردازیم.صرف جمع آوری در هم و آشفته مقداری اطلاعات نمی تواند به یافتن علل مسأله یا به راه حل مسأله کمکی بکند. هر چند وجود اطلاعات صحیح و دقیق و مربوط لازم است، اما اطلاعات بخودی خود موادی خام هستند که گزارشگر باید بتواند آن ها را طبقه بندی و تنظیم کند و در مرحله بعد مورد تفسیر و تحلیل قرار دهد و آن گاه دست به استنتاج بزند .
در مقام تشبیه می توان آمار و اطلاعات را به مواد خام برای آشپزی تشبیه نمود، درست است که برای پختن غذا مواد خام به مقدار کافی و به صورت مناسب لازم است ترکیب این مواد به صورت درست است که از آن هاغذایی ماکول می پزد. اطلاعات و آمار نیز آن گاه معنی دار می شود که طبقه بندی و تنظیم و سپس تفسیر و تحلیل شوند .
– تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است:
الف) طبقه بندی داد هها ب) عینیت گرایی ج) تحلیل داده های کیفی د) تحلیل داده های
کمی
اطلاعات به طور کلی یا مقداری است یا غیر مقداری. تجزیه و تحلیل اطلاعات مقداری آسان تر است، زیرا با استفاده از روش های آماری قابل تحلیل و بررسی است. در بسیاری از موارد می توان اطلاعات غیر مقداری را هم به اطلاعات مقداری تبدیل نمود تا نسبت به پاسخ و تقلیل اشتباهات اطمینان حاصل گردد. در موارد اطلاعات غیر مقداری یا کیفی مانند رنگ مو یا نژاد، ملیت ،
کدگذاری، درصدها و کسرها به صورت کمی ارایه داد .
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است:
الف) مشاهدات و اطلاعات کیفی شمارشی و به صورت عدد منعکس گردد.
ب) اطلاعات و حقایق کیفی به صورت درصد ( پورسانت ) ذکر شود.
ج) اطلاعات و مشاهدات کیفی به صورت درجات و طبقات بیان شود ( مانند درجه یک، درجه دو که حاکی از درجه کیفیت باشد).
د) تمایلات شخصی افراد را نسبت به امری به صورت جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری طبقه بندی شود و برای هر درجه و طبقه نمره ای و ارزشی تعیین گردد.
مثلاً در مورد تمایل افراد به دیدن مسابقه فوتبال ممکن است آن ها را به سه طبقه ی الف، ب و ج طبقه بندی نمود و سپس برای هر طبقه نمره ای در نظر گرفت .
5) تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها ( استنتاج)
پس از آن که اطلاعات دسته بندی و تجزیه و تحلیل شد، گزارشگر می تواند بر اساس تجزیه و تحلیل آماری ،اطلاعات را توجیه منطقی نموده و به کشف و استنتاج راه حل مشکل موفق گردد. برای آنکه گزارشگر از مطالعه ی اطلاعات موجود به ً ً ) ً :
) ) :
) ) ) ) :
) ؟
) ؟ ( )) ؟ ) ؟
) :
؟ ؟ ؟ ؟ ؟ ؟
: :
) ( ) ( ) ) ( ) ) :
– – – معیارها و اثبات مدعی است.
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد .
یک قانون طلایی در مورد صورت و شکل گزارش می گوید:
در مقدمه آنچه را که می خواهید به طور مختصر اعلام کنید.
در متن بگویید،
و در پایان آنچه را که گفته اید، بار دیگر به طور مختصر یادآوری کنید.
از آن جا که مقدمه و متن و پایان گزارش در شکل نوشتاری آن عملاً به صورت پاراگراف هایی جداگانه ظاهر می شوند. در بحث راجع به پاراگراف توضیحات بیشتری درباره شکل گزارش در ارتباط با پاراگراف نویسی داده خواهند شد .
تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی گزارشخواه
1) در مورد خواننده ای که احتمال می رود گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی کند، باید از روش قیاسی استفاده کرد یعنی پیشنهادات اصلی و فواید آن ذکر گردد و سپس بقیه متن گزارش صرف ارایه دلایل، اسناد، آمار و اطلاعات برای تأیید پیشنهادات گردد.
در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت ورزد باید از روش استقرایی استفاده گردد بدین قرار که بدواً آمار،اطلاعات ارایه می شود و پس از تجزیه و تحلیل آن ها و استنتاجات لازم
،پیشنهادات و راه حل ها مطرح می گردد .
بنابراین شناخت قبلی از نگرش ها، سوابق، طرز تفکر و نحوه ی برخورد گزارشخواه با مسائل و شخصیت او در نحوه تنظیم گزارش عاملی بسیار مهم بشمار می رود .
اصل تأکید در گزارش
چون خوانندگان گزارش معمولاً آنچه را که در آغاز و پایان مطلبی می خوانند، به یاد می سپارند بنابراین لازم است نکات عمده در آغاز و پایان گزارش قید گردد.این امر در مورد نکات عمده ی هر بخش از گزارش و در هر پاراگراف نیز باید مراعات شود. خوانندگان گزارش همچنین کلیات را بهتر از جزئیات بخاطر می سپارند. قدرت به خاطر سپاری مطالب و نکات عمده از سوی گزارشخواه بستگی به این دارد که گزارشگر چگونه این نکات را با نکاتی که گزارشخواه قبلاقبلاً می دانسته مرتبط سازد و چگونه نکات عمده را به هم ربط دهد .
معمولاً تعداد نکات عمده نباید از هفت یا هشت مورد تجاوز کند .
چگونه نکات عمده را مورد تأکید قرار دهیم؟
الف) جای نکته در گزارش، همانطور که قبلاً گفته شد باید آغاز و پایان گزارش باشد .
ب) اندازه و تناسب:
مقدار فضایی که برای یک نکته و یا مطلبی در نظر گرفته می شود، تعیین کننده اهمیت آن است .هرچه نکته ای مهمتر باشد جای زیادتری را به خود اختصاص می دهد .
ج) زبان تأکید:
کلمات همگی از قوت و اثر بخشی یکسانی برخوردار نیستند جملات باید روشن، محکم و مؤثر باشند. بکاربردن قیود و عبارات وصفی مانند ” مهمترین عامل ” ، ” نکته
اساسی ” و عباراتی از این گونه توجه خواننده را جلب می کند .
د) کاربرد علائم:
خط کشیدن زیر مطلب عمده، رنگی نشان دادن جملات و عبارات، نوشتن کلمات به صورتی درشت تر از بقیه کلمات، نوشتن به صورت ایتالیک، نمره گذاری و غیره عامل مهم در تأکید گزاردن بر مطلب است .
الگوهای ساختار گزارش الگوی استدلالی گزارش
1) الگوی قیاسی
الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است. در این الگو نکته اصلی و یا مهمترین پیشنهاد در آغاز ارایه می :
******** ************** ً ً ) ً :
************* ************** – ً ) ً
فهرست مطالب